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外国人雇用に必要な書類を準備
外国人労働者を採用する際、必要な準備は3点あります。ひとつでも欠けてしまうと、外国人を採用できなくなる可能性があります。
書類作成や手続き関係など、外国人の雇用に関わる準備について具体的に確認していきましょう。
1.在留資格などの確認
外国人を雇用する前にまず確認しなければならないことは、外国人労働者本人の在留資格です。
在留資格とは、日本に入国をして活動できる仕事・活動を示した資格のことです。高度専門職ビザや就労ビザ、一般ピザ、特定ビザ、起業ビザ、外交ビザ、公用ビザといった分類がされています。
このうち、日本で仕事をすることを目的とするのが「就労ビザ」です。就労ビザは外交、公用、教授、芸術、宗教、報道、経営・管理、高度専門職、法律・会計業務、医療、研究、教育、技術・人文知識・国際業務、企業内転勤、介護、興行、技能、特定技能、技能実習が該当します。
就労ビザがなければ、外国人は日本国内で就労することができません。たとえば、「一般ビザ」です。文化活動や留学、研修、家族滞在を目的に訪日した場合、日本で働くことは認められていません。
また旅行・観光で日本に短期的に滞在している外国人が就労することも不可とされています。
ただし就労ビザがない場合でも、資格外活動許可があればアルバイトとして採用することはできます。
一方で、永住者やその配偶者、日本人の配偶者、定住者は制限なく、どんな職種でも就労可能です。
高度専門職ビザは、経営トップや高度な研究者が就ける特殊な在留資格で、希少性の高い人材に付与されます。
いずれにしても、どの在留資格を保有しているか確認が必要となります。種類だけではなく更新期日を見て、期限切れでないかチェックしましょう。
採用を予定している外国人の在留資格が、自社の業務内容と異なる場合は、雇用した後の職務に適した在留資格に変更しなければなりません。
2.雇用契約書の作成
面接のときには、労働条件について相互に納得できるまで話し合いましょう。面接で内定を出し採用が決定したら、雇用契約を書面で結びます。
いわゆる雇用契約書を作成します。内容は、日本人の被雇用者と同じもので構いません。ただし、書面は日本語だけではなく、母国語もしくは英語に翻訳をして、外国人労働者にも理解できる書類を準備します。
雇用契約書は、採用後にもしものトラブルが起こった場合、そしてビザを取得する上で必要とされます。就労ビザ申請の手続きをするまでに、雇用契約書は作成しておきましょう。
3.入国管理局で申請手続き
次は、入国管理局での手続きです。外国人労働者が、就労ビザを保有していない場合は、在留資格認定証明書を発行してもらう必要があります。手続きを行うのは、雇用主です。
発行された在留資格認定証明書は、外国人に渡します。そして現地の日本人大使館で就労ビザを申請するという流れになります。
一方で、就労ビザを保有している場合は、就労資格証明書交付申請を行いましょう。さらに就労ビザ以外の在留資格を持っている場合は、在留許可申請によって就労ビザに変更しなければなりません。
就労ビザには期限があります。在留期限が満了するまでに、就労ビザの更新手続きを行います。もし期限切れで在留している外国人を働かせた場合は、不法就労助長罪に抵触します。就労ビザを取得するだけではなく、期限の管理もしっかりと行いましょう。
入社後の雇用管理
外国人を雇用する際、必要なのは入社前の準備だけではありません。入社後にも手続きや対応すべき事項があります。
以下では、3つのポイントに分けてお伝えします。
1.雇用保険の手続き
労働基準法・健康保険法といった労働関係法令・社会保険関係法令は、日本人だけではなく外国人にも適用されます。
外国人が雇用保険に加入する場合は手続きが必要です。雇用保険被保険者資格取得届と呼ばれています。しかし、雇用保険に加入しない場合は必要ありません。代わりに、外国人雇用状況届出書を作成して、ハローワーク（公共職業安定所）に提出します。
2.ハローワークに外国人雇用状況届出書を届出
外国人を雇用した場合、ハローワーク（公共職業安定所）に届出が義務付けられています。氏名、在留資格、在留期間、生年月日、性別、国籍・地域等を、外国人雇用状況届出書と呼ばれる書類に記載します。
民間事業主だけではなく、独立行政法人や国立大学法人、公社も届出が必要になります。ただし、外国人が雇用保険に加入する場合は、申請書類の中で届け出ているため外国人雇用状況届出書の手続きはいりません。
3.外国人雇用に関するルールの確認
手続き関係が完了すれば、外国人へのサポートが終わりというわけではありません。海外から来た労働者が働きやすいような環境づくりをする努力が求められます。
就労規則やマニュアル、労働時間、条件など、日本での労働環境に慣れていない外国人が不安・不満を抱えている場合は、職能を十分に発揮できるように改善をします。
たとえば、職場で求められる成果を出せないときは、所属部署を移動することも方法のひとつです。
また外国人労働者が離職・転職を希望する際は、企業側はサポートを積極的に行いましょう。日本の情報に精通していない外国人に対して、関連会社の紹介や有益な情報提供をします。
外国人雇用のお悩みは人材会社へ
外国人の雇用に慣れていない場合、手続き関係で戸惑うことが多いものです。しかし、そのようなときは、専門の業者に依頼することでスムーズに準備を進めることができます。
雇用の準備はもちろん、採用後のフォローまで行ってくれるところもあるので、安心して外国人材を採用することができます。
まとめ
外国人を雇用する際に準備するべき書類や手続きについてご紹介しました。在留資格によって準備が違うので注意しましょう。
しかし、採用できたからといって、まだ安心はできません。入社後も、雇用管理や就業フォローが必要です。
外国人雇用のための準備や複雑な手続きは、外国人採用の実績がある人材会社に相談するのがおすすめです。そして、外国人労働者に活躍をしてもらう環境づくりを進めていくことが大切です。